Инструкция для активистов: система сообществ и обращений BestTvGU

Введение

BestTvGU предоставляет инструмент для взаимодействия студентов с администрацией факультетов, институтов и студенческих объединений через сообщества и обращения.
Эта инструкция поможет активистам (старостам, представителям факультетов, модераторам) эффективно управлять сообществом и обрабатывать поступающие заявки, предложения и жалобы

---

1. Что такое сообщество?

Сообщество – это цифровое пространство, объединяющее участников вокруг общей организационной единицы (факультет, институт, студенческая организация)

Возможности сообщества:

• Просмотр информации (название, описание, аватар, теги)
• Управление участниками и их ролями
• Приём и обработка обращений (тикеты)
• Создание пригласительных ссылок
• Ведение журнала аудита (кто и что менял)

Важно: создание новых сообществ выполняется только разработчиками платформы. Если вам нужно новое сообщество – напишите в поддержку

---

2. Роли в сообществе и их права

Таблица с ролями и их права предоставлена выше, над текстом

Администратор сообщества может назначать любую роль (кроме ролей выше своего уровня)

---

3. Управление сообществом (для администраторов)

3.1. Настройка сообщества

1. Зайдите на страницу вашего сообщества

2. Нажмите «Открыть настройки» в разделе «Настройки сообщества»

3. Вы увидите модальное окно с параметрами:

   Аватар сообщества

   • Укажите URL картинки (оставьте пустым – будет использоваться инициалы названия)

   Доступ и вступление

   • Разрешить пользователям вступать в сообщество самостоятельно – если включено, любой студент может вступить сразу; если выключено – только по заявке или приглашению
   • Разрешить просмотр материалов и обращений без членства – публичный доступ к карточке сообщества и списку обращений (если каталог не приватный)

   Система обращений

   • Приём и обработка обращений – включить/отключить возможность создавать обращения в этом сообществе
   • Видимость списка обращений:
     • Публичный каталог – обращения видны всем (включая неавторизованных пользователей)
     • Приватный каталог – список обращений доступен только администраторам и модераторам

4. Нажмите «Сохранить настройки»

3.2. Управление участниками и ролями

Просмотр списка участников

• На странице сообщества в блоке «Команда сообщества» отображаются все участники с ролью выше «Участник»
• Полный список доступен в панели «Назначение ролей» (кнопка «Назначить роль участнику»)

Назначение роли

1. Нажмите «Назначить роль участнику» (в разделе «Назначение ролей»)
2. В поиске найдите нужного участника (по имени или логину)
3. Выберите роль из выпадающего списка (доступны только роли, которые вы можете назначать)
4. Нажмите «Назначить»

Снятие роли

• В блоке «Команда сообщества» напротив каждого участника с ролью есть кнопка «Снять роль» (если ваша роль позволяет это сделать)
• Участник не может снять роль сам с себя

3.3. Приглашения в сообщество

1. Перейдите в раздел «Участие и контроль» → «Открыть панель» → вкладка «Приглашения»
2. Нажмите «Создать и скопировать ссылку»
   • Укажите подпись (для себя, необязательно) и срок действия (без срока / 7 / 30 / 90 дней)
3. Скопируйте полученную ссылку и отправьте её желающим вступить
4. Созданные приглашения отображаются в этом же разделе; активные можно отозвать

Приглашения действуют только для пользователей, не состоящих в сообществе. После перехода по ссылке они сразу становятся участниками (без отдельной заявки)

3.4. Журнал аудита

• Панель «Участие и контроль» → вкладка «Журнал» показывает историю действий в сообществе:
  создание, изменение настроек, назначение ролей, вступление/выход, создание/отзыв приглашений, модерация обращений и т.д

---

4. Работа с обращениями

Обращения – это тикеты, которые создают участники (или внешние пользователи, если включён публичный режим)

4.1. Просмотр списка обращений

• Перейдите на страницу
• Используйте фильтры по статусу и типу, а также поиск по заголовку
• Список группируется по статусам в удобном для администратора порядке:
  1. На модерации (pending_moderation)
  2. В работе (in_progress)
  3. На рассмотрении (in_review)
  4. Завершённые (completed)
  5. Отклонённые (rejected)

4.2. Модерация обращения (первичная проверка)

Когда участник создаёт обращение, оно попадает в статус pending_moderation.
Что делать:

1. Откройте обращение (нажмите на его карточку)
2. Прочитайте текст, проверьте приложенные файлы
3. В панели «Решение по модерации» выберите:
   • «Принять на рассмотрение» – обращение перейдёт в статус in_review
   • «Отклонить» – необходимо указать причину (можно выбрать из предложенных шаблонов или написать свою). После отклонения автор увидит причину, и обращение станет недоступным для дальнейших действий

4.3. Ответы и изменение статуса (для ответственных и модераторов)

После того как обращение принято на рассмотрение, вы можете:

• Отвечать в треде, используя поле «Новое сообщение» (можно прикреплять файлы)
• Менять этап (статус) в панели «Этап обращения»:
  • in_review → in_progress (начать работу)
  • in_progress → completed (завершить)
• Указывать подстатус (текстовое пояснение, например, «Передано в деканат», «Ожидаем ответа»)
• При завершении (completed) отметить итог – «Удовлетворено» или «Закрыто без удовлетворения»

4.4. Приоритет обращения (только для администраторов)

В панели «Приоритет обращения» можно установить значение от «На будущее» до «Срочный».
Приоритет виден только администраторам и влияет на сортировку в админском списке

4.5. Блокировка автора

Если участник злоупотребляет системой, вы можете заблокировать его в контексте обращений сообщества:

1. В панели «Блокировка автора» укажите причину
2. При необходимости – дату окончания блокировки (оставьте пустым для бессрочной)
3. Нажмите «Заблокировать автора»

Заблокированный пользователь не сможет создавать новые обращения и писать сообщения в своих текущих обращениях до истечения срока.
Снять блокировку можно кнопкой «Снять блокировку автора»

4.6. Архивация обращений

Обращения, которые больше не актуальны, но должны сохраниться для истории, можно поместить в архив:

• В панели «Архив» нажмите «Поместить в архив»
• Архивные обращения не показываются в общем списке участникам (но доступны модераторам и автору по прямой ссылке)
• Вернуть из архива можно там же

4.7. Продвижение обращений (лайки, апвоуты)

Любой авторизованный пользователь может поддержать обращение, нажав на кнопку с треугольником (↑).
Количество продвижений видно на карточке. Это помогает выделить наиболее важные для сообщества темы

Администраторы могут использовать количество продвижений как дополнительный критерий приоритизации

---

5. Работа с формами сообщества

Формы — это инструмент для сбора структурированных ответов: регистраций, заявок, опросов, подтверждений и т.д.

5.1. Что можно делать через формы

• Создавать формы с нужными полями (текст, список, чекбокс, дата, телефон, файл, оценка 1–10)
• Публиковать версии формы без потери истории
• Добавлять справочные материалы (файлы, которые увидят все заполняющие)
• Собирать ответы и менять их статус обработки
• Подписываться на Telegram-уведомления о новых отправках формы

5.2. Как создать новую форму

1. Откройте нужное сообщество → раздел «Формы»
2. Нажмите «Создать форму»
3. Заполните мета-поля:
   • Название (обязательно)
   • Описание (что и зачем заполняется)
   • Текст после отправки (что увидит пользователь после успешной отправки)
   • Разрешить несколько отправок — включайте только для повторных заявок/опросов
4. При необходимости добавьте справочные материалы (положение, требования, образцы)
5. Добавьте и настройте поля формы
6. Нажмите «Создать форму»

5.3. Как правильно проектировать поля

• Короткий текст — ФИО, номер зачётки, комментарий в 1 строку
• Большой текст — мотивация, подробное описание ситуации
• Список (select) — фиксированный выбор (курс, направление, тип заявки)
• Чекбокс — согласие с условиями, подтверждение ознакомления
• Файл — справка, заявление, скан документа от пользователя
• Телефон — контакты для обратной связи
• Оценка от 1 до 10 — если нужно что-то оценить по понятной шкале

Совет: отмечайте обязательными только реально критичные поля. Слишком строгая форма снижает конверсию заполнения

5.4. Конструктор формы и версии

1. Откройте форму → «Редактировать»
2. Измените структуру: добавляйте/удаляйте/перемещайте поля, редактируйте варианты select
3. Проверьте предпросмотр, чтобы увидеть форму глазами пользователя
4. Нажмите «Опубликовать новую версию»

Каждая публикация создаёт новую версию. Старые ответы остаются привязаны к той версии, по которой были отправлены.

5.5. Архив и активность формы

• Активная форма — доступна пользователям для заполнения
• Архивная форма — скрыта для новых отправок, но доступна админам для анализа и редактирования

Используйте архив, если кампания завершена, но нужно сохранить историю ответов и возможность переиздать форму позже.

5.6. Работа с ответами (админка формы)

1. Откройте форму → «Ответы»
2. Используйте фильтры по статусу, версии и поисковому запросу
3. Откройте ответ и проверьте:
   • все поля пользователя
   • прикреплённые файлы
   • контекст (дата, версия формы, данные пользователя)
4. Поставьте статус:
   • new — новое
   • viewed — просмотрено
   • processed — обработано
5. При необходимости оставьте внутреннюю заметку администратора

5.7. Telegram-уведомления по форме

На странице ответов есть переключатель подписки на уведомления о новых отправках этой формы.

• Подписаться на Telegram — будете получать новые отправки
• Отписаться — уведомления по этой форме перестанут приходить

Подписка настраивается отдельно для каждой формы. Это удобно, когда в сообществе много разных форм.

5.8. Типовой сценарий использования (вступление в профком)

1. Создайте форму «Вступление в профком»
2. Добавьте справочные материалы: устав, условия вступления, памятку
3. Добавьте поля: ФИО, группа, телефон, мотивация, согласие с условиями
4. Опубликуйте форму и включите подписку на уведомления у ответственных
5. Обрабатывайте ответы в админке и ставьте статусы по мере работы

---

6. Управление уведомлениями

Администраторы и модераторы могут настраивать получение уведомлений в Telegram о новых обращениях и изменениях

1. Откройте настройки пользователя (клик по аватарке в правом верхнем углу → иконка шестерёнки)
2. Перейдите в раздел «Уведомления в Telegram»
3. Включите/отключите категории:
   • Новые обращения – уведомлять, когда участник создал обращение (для сотрудников с правом ответа/модерации)
   • Статус моего обращения – автору о смене статуса
   • Ответ администратора – автору, когда кто-то ответил в его обращении

Также можно отключить уведомления по конкретному сообществу в списке «Сообщества» в тех же настройках

---

7. Рекомендации по эффективной работе

Для модераторов

• Проверяйте новые обращения ежедневно – долгое ожидание демотивирует авторов
• Отклоняйте с указанием чётких причин – это снижает повторные необоснованные обращения
• Используйте подстатусы – они помогают автору понимать, на каком этапе находится его вопрос

Для администраторов

• Настройте видимость каталога – если внутри сообщества есть конфиденциальные обсуждения, включите «приватный каталог»
• Назначайте модераторов – делегируйте часть работы, чтобы не быть узким горлышком
• Регулярно просматривайте журнал аудита – это поможет выявить недобросовестные действия

Для всех активистов

• Отвечайте вежливо и по делу – система обращений призвана помогать, а не создавать напряжение
• Используйте файлы – скриншоты, документы ускоряют решение проблем
• Не бойтесь архивировать – закрытые старые обращения не должны захламлять активный список

---

8. Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли участник создать обращение, если приём обращений отключён в настройках?
Ответ: Нет. Кнопка «Новое обращение» будет скрыта или недоступна

Вопрос: Увидят ли посторонние (не участники) список обращений при публичном каталоге?
Ответ: Да, если в настройках сообщества включён «Публичный каталог» и «Просмотр без членства»

Вопрос: Можно ли изменить тип обращения после создания?
Ответ: Нет. Тип задаётся один раз при создании

Вопрос: Как удалить обращение?
Ответ: Обращения не удаляются полностью. Их можно только отклонить (статус rejected) или заархивировать. Это сохраняет историю для аудита

Вопрос: Почему я не вижу кнопку «Назначить роль»?
Ответ: У вас недостаточно прав. Только администраторы сообщества могут назначать роли. Если вы администратор, проверьте, что вы зашли в нужное сообщество и ваша роль в нём – community_admin

---

Контакты поддержки

Если вы обнаружили ошибку в работе сообществ или обращений, или вам нужно создать новое сообщество – напишите в Telegram: @Narchestvo (прямая связь с разработчиками)

---

Документ актуален для версии сайта 26-S2.4b (конец апреля 2026)